home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. Windows 3 / dr win3.zip / dr win3 / WINPROGS / ACCTMN12.ZIP / ACCTMAN.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-05-20  |  33KB  |  914 lines
  1. (This is a text-only version of the Account Manager user manual.)
  2.  
  3.              Account Manager
  4.  
  5.                version 1.2
  6.  
  7.  
  8.                 WinnoVation
  9.                     Innovation through Windows...
  10.  
  11.  
  12.            (C) Copyright 1993
  13.                Winnovation
  14.               PO Box 271071
  15.        Ft. Collins, CO  80527-1071
  16.                    USA
  17.  
  18.        Telephone:  (303) 484-7204
  19.  
  20.        E-mail:   CompuServe: 71774,605
  21.                    Internet: 71774.605@compuserve.com
  22.  
  23.  
  24. Introduction
  25. ------------
  26.  
  27. Account Manager is a tool designed for people who must  keep
  28. track  of how much time they spend on different projects  or
  29. accounts.  Examples of such uses are...
  30.  
  31.    * A  person  who  charges their time to several  different
  32.      projects
  33.      
  34.    * Someone who bills to multiple clients
  35.      
  36.    * An  entrepreneur who must keep records of  business  vs.
  37.      personal use of a computer for tax purposes
  38.      
  39.    * And many more!
  40.      
  41. To  use  Account Manager, you "punch in" to each project  or
  42. account as you begin working on it, and "punch out" when you
  43. are  done.  At the end of the week, or whenever you  need  a
  44. report  of  how  your time was spent, Account  Manager  will
  45. generate  a report, showing your time in varying  levels  of
  46. detail.
  47.  
  48. Account  Manager also has a convenient feature  to  make  it
  49. even  easier to use.  After your list of projects  has  been
  50. entered, you can click on the Account Manager icon with  the
  51. right mouse button to get the Quick Access List.  This  list
  52. shows  all of the projects in your list, and makes  it  very
  53. easy and convenient to punch in and out of them.
  54.  
  55. For   even  greater  flexibility  and  convenience,  Account
  56. Manager  can automatically punch in or out of a  project  or
  57. activate itself when certain user-specified applications are
  58. started.  You may never have to punch in or out manually!
  59.  
  60. For  those occasions when you must exit Windows for whatever
  61. reason,   Account   Manager  includes  a  DOS   command-line
  62. interface so you can punch in/out from DOS.
  63.  
  64. Note that Account Manager requires Windows 3.1.
  65.  
  66.  
  67. Packing List
  68. ------------
  69.  
  70. Your package should include the following:
  71.  
  72.      This manual
  73.      Distribution disk
  74.      License statement
  75.      
  76. The  following  files should be present in the  distribution
  77. disk:
  78.  
  79.      ACCTMAN.EXE    Account Manager starter
  80.      $AM.EXE        Account Manager program
  81.      ACCTDLL.DLL    Account Mgr. support library
  82.      ACCTMAN.HLP    On-line help file
  83.      DOSACCT.EXE    DOS command-line interface
  84.      ACCTMAN.TXT    Documentation text file
  85.      
  86. If any files are missing, please contact Winnovation.
  87.  
  88.  
  89. Installation
  90. ------------
  91.  
  92. Important:  You  must make sure no other copies  of  Account
  93. Manager are running when you install this version.
  94.  
  95. First, make sure that no other copies of Account Manager are
  96. currently  running.  Then simply copy all of the files  from
  97. the Account Manager distribution disk to a directory such as
  98. C:\ACCTMAN.   To  do  this  from  a  DOS  prompt,  type  the
  99. following  (assuming your floppy drive is A: and  your  hard
  100. disk is C:):
  101.  
  102.      MKDIR C:\ACCTMAN
  103.      COPY A:\*.* C:\ACCTMAN
  104.      
  105. After the files are copied, add Account Manager to a Program
  106. Manager  group.  To do this, find ACCTMAN.EXE with the  File
  107. Manager  and  drag it to the group you want in  the  Program
  108. Manager.   To  run  Account Manager  every  time  you  start
  109. Windows, add Account Manager to the Startup group in Program
  110. Manager.   See  your Windows manual if you are unsure  about
  111. how to do any of these steps.
  112.  
  113.  
  114. Upgrading from an older version
  115. -------------------------------
  116.  
  117. If  you  are upgrading to Account Manager 1.2 from an  older
  118. version, you should make a backup copy of your project  list
  119. and database files.  The file formats that this version uses
  120. are different from the previous versions, and the files will
  121. be  converted  immediately to the new  format  when  Account
  122. Manager 1.2 starts.
  123.  
  124.  
  125. Registration
  126. ------------
  127.  
  128. When  Account  Manager  is first started,  you  will  see  a
  129. registration reminder screen.  Click the Register...  button
  130. and you will see the following registration screen:
  131.  
  132.  
  133.  
  134. Enter  your name EXACTLY as shown on your license statement,
  135. and  enter  your serial number and registration  code  (also
  136. found on the license statement).
  137.  
  138.  
  139. Getting Started
  140. ---------------
  141.  
  142. This  section  is  intended as a general overview  to  using
  143. Account  Manager.   For more detail,  please  refer  to  the
  144. reference section.  Please note that the words "project" and
  145. "account" are used interchangeably within this manual.
  146.  
  147. When  you  start  Account Manager, you  will  see  a  screen
  148. similar to the following:
  149.  
  150.  
  151.  
  152. The  large space on the left side is the project list.   You
  153. should enter each project or account that you work on in  to
  154. this  list.  To do this, you should click on the top portion
  155. of  the  list  (you will then see a flashing cursor  there),
  156. type  the  name  of the project, and click the  Add  button.
  157. When  you do this, you will notice that the project has been
  158. added  to the list.  Repeat this step for each project  that
  159. you want to enter.
  160.  
  161. For  each project that you enter, you may select whether  or
  162. not  Account  Manager  should  prompt  for  a  comment  when
  163. punching in to that project.  A comment is simply additional
  164. information  to  help you track your time with  more  detail
  165. (see   the   Comments  section  in  this  manual  for   more
  166. information).
  167.  
  168. After  all of the projects have been entered, you may  punch
  169. in  to one.  To punch in to a project, select the project in
  170. the  list and click the In button.  Alternatively,  you  may
  171. double-click on the project name in the list.  If the Prompt
  172. for  Comment  box was checked, you will be  prompted  for  a
  173. comment  for this session.  After you punch in,  the  status
  174. line  at the bottom of the window will reflect which project
  175. you are punched in to.
  176.  
  177. To punch out of a project, simply click the Out button.  You
  178. can  also  just  punch in to another project  --  this  will
  179. automatically punch you out of the first one.
  180.  
  181. To make punching in and out more convenient, Account Manager
  182. provides a Quick Access List.  To access this list, minimize
  183. Account  Manager and click on the icon with the right  mouse
  184. button.  This will bring up a list of your projects for  you
  185. to conveniently punch in to and out of.
  186.  
  187. If  you wish to delete a project, select it in the list  and
  188. press the Delete button.  Note that this will not delete the
  189. data  in  the  database for that project -- it  will  merely
  190. remove the project from the Project List.
  191.  
  192. To  generate  a  report, select Create Reports...  from  the
  193. Reports  menu.  You will have the option of creating several
  194. different kinds of reports.  For details about the different
  195. report types please refer to the reference section.
  196.  
  197.  
  198. ---------
  199. Reference
  200. ---------
  201.  
  202.  
  203. Project Lists and Databases
  204. ---------------------------
  205.  
  206. In  Account  Manager, the Project List and the Database  are
  207. two  different  things.  It is important to  understand  the
  208. difference.
  209.  
  210. A  Project  List is simply a list of your projects.   It  is
  211. displayed  on the main window, and also in the Quick  Access
  212. List  for easy access.  Project lists are usually saved with
  213. a .AMP extension.
  214.  
  215. A  Database  contains all of the punch  in/punch  out  data.
  216. Every time you punch in to or out of a project, the database
  217. file  is updated.  Database files are usually stored with  a
  218. .AMD extension.
  219.  
  220. Note that Project Lists and Database files are not connected
  221. in   any   way.   A  Project  List  exists  only  for   your
  222. convenience.  It is possible to punch in to a project  which
  223. is  not even in the Project List (to do this, type the  name
  224. of  the project and press In -- do not press the Add button,
  225. which  would  add  it  to  the Project  List).   Conversely,
  226. deleting a project from the Project List will NOT delete the
  227. associated data in the database.
  228.  
  229. To  find  out  the current Project List and Database  files,
  230. choose Get Status... from the File menu.
  231.  
  232.